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Le Kbis est un document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise. Il est obligatoire pour exercer légalement une activité. Pour faire simple, c’est la carte d’identité d’une société. Qu’est-ce qu’un Kbis ou un extrait de Kbis ? Que contient-il ? Comment se le procurer ? On fait le point.
Le Kbis: qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert?
Pour exercer une activité commerciale, toute personne physique (micro-entrepreneur) ou morale (SARL, SAS, SASU, EURL, GIE, etc.) doit s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés: le RCS. C’est une démarche obligatoire. Si elle n’est pas effectuée, vous vous exposez à des risques puisque votre activité sera considérée comme du travail dissimulé.
Une fois votre entreprise déclarée au RCS, un extrait Kbis vous sera délivré par la greffe du tribunal de commerce. Il justifie votre inscription et atteste de l’identité juridique de votre société.
À quoi sert un extrait de Kbis?
Vous l’aurez compris, l’extrait de Kbis prouve l’existence légale de votre société. Il vous sera utile dans les cas suivants:
- Pour émettre des factures – et donc effectuer des transactions commerciales
- Pour ouvrir un compte bancaire au nom de votre entreprise
- Pour obtenir une subvention
- Pour candidater à un appel d’offres public
- Pour acheter du matériel professionnel
Bon à savoir: lorsqu’un extrait de Kbis vous est demandé, sachez que celui-ci doit dater de moins de 3 mois pour être pris en compte.
Qui délivre le Kbis ?
Conformément aux articles R.123-150 et R.123-152 du code de commerce, seuls les greffiers, le GIE INFOGREFFE et l'Institut national de la propriété industrielle ont le pouvoir de fournir les extraits Kbis, ainsi que tous les certificats, copies ou extraits des inscriptions inscrites au registre et les actes annexés. Ce site ne propose qu'un service commercial intermédiaire. Les greffiers des Tribunaux de commerce (GTC) et le GIE INFOGREFFE sont autorisés à émettre des extraits K-bis à un tarif unitaire réglementé établi par l'arrêté du 28 février 2020, fixant le tarif réglementé des greffiers des tribunaux de commerce à 2,69 euros. Cette procédure peut être effectuée de manière dématérialisée sur le site www.infogreffe.fr pour un tarif de 3,37 euros
Que contient le Kbis ?
Les informations que l’on retrouve sur un Kbis
Sur un extrait de Kbis, on retrouve l’ensemble des informations concernant la société qui ont été vérifiées par un greffier :
- Le nom du greffe d’immatriculation ;
- La raison sociale, le sigle et l’enseigne de l’entreprise ;
- Le numéro d’identification (numéro SIREN) et le code NAF (anciennement le code APE) ;
- La forme juridique de l’entreprise ;
- Le montant du capital social ;
- L’adresse du siège social ;
- L’adresse des éventuels établissements secondaires au sein de l’UE ;
- La date de création et la durée d’existence de la société ;
- Une description détaillée de l’activité de l’entreprise ;
- Le numéro de tva intracommunautaire n'apparaît pas ;
- Le nom de domaine du site internet de l’entreprise ;
- La fonction, le nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
- L’existence – ou non – d’une procédure collective engagée à l’encontre de la société et les décisions prononcées par le tribunal de commerce (sauvegarde, redressement, liquidation judiciaire) ;
- La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées ;
- Les décisions prononcées par le tribunal de commerce.
Un extrait de Kbis est donc un document très complet, reprenant l’intégralité des informations importantes à savoir au sujet d’une entreprise. Avant de démarrer un contrat de partenariat avec un nouveau client ou un nouveau fournisseur, vous pouvez lui demander un extrait de Kbis – c’est le meilleur moyen de savoir comment se porte sa société.
Où trouver le numéro de SIRET sur un Kbis ?
Le numéro de SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Établissements)est un code composé de 14 chiffres. Il permet d’identifier les entreprises auprès des administrations, et de les répertorier. Chaque entreprise se voit attribuer un numéro unique, il s’agit de son numéro d’identification.
Il fait partie de la carte d’identité d’une société – voilà pourquoi il apparaît sur votre extrait Kbis. C’est l’une des premières informations que l’on trouve sur ce document: il est situé tout en haut, juste après la dénomination sociale de l’entreprise.
D’ailleurs, votre numéro de SIRET vous sera communiqué suite à votre inscription au RCS.
Faire apostiller un KBIS
Une apostille, c’est un certificat qui authentifie l’origine d’un acte public délivré dans un des pays membres de la Convention de La Haye. L’objectif de cette convention est de faciliter l’utilisation des actes publics à l’étranger. Initialement, ce processus de légalisation était long et coûteux – la Convention vise à réduire le processus à une simple formalité administrative.
Si vous souhaitez légaliser votre Kbis pour l’utiliser dans un pays étranger, vous devez donc demander une apostille.
La cour d’appel de Paris est le seul service compétent en France pour vous fournir un tel document. Vous devez transmettre votre demande par voie postale, ou déposer un dossier physique. Seuls les documents originaux sont acceptés.
Les démarches pour obtenir un extrait KBIS : notre guide pratique
Lorsque le dossier de création de votre entreprise sera traité, vous recevrez automatiquement un Kbis par voie postale. Celui-ci vous sera délivré par le greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez (celui du lieu de domiciliation de votre société).
Obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois
Comme bon nombre de documents légaux, la validité de l’extrait Kbis qui vous sera fourni à la création de votre société n’est que de 3 mois. Vous aurez donc sans doute besoin de vous procurer un nouvel extrait d’ici quelque temps. Pour ce faire, deux possibilités :
- Vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce compétent (celui du lieu de domiciliation de la société) ;
- Faire une demande en ligne via notre service spécialisé en obtention de KBIS en ligne.
Les informations à fournir pour obtenir un Kbis
Dans les deux cas, vous aurez besoin des informations suivantes pour effectuer votre demande :
- La dénomination sociale de l’entreprise ;
- Le sigle ou nom de l’entreprise ;
- Son numéro SIREN.
Bon à savoir : les informations nécessaires pour obtenir un Kbis sont publiques. Toute personne peut donc en faire la demande. Vous pouvez vous procurer le Kbis de votre entreprise, mais aussi celui d’un fournisseur ou d’un concurrent par exemple.
Un Kbis, combien ça coûte ?
Le tarif pour obtenir un extrait Kbis dépend de son mode de transmission. Vous pouvez aller le retirer directement au greffe, demander à le recevoir par voie postale ou bien par email. Dans tous les cas, l’obtention de ce document vous coûtera moins de 4 €
Extrait Kbis, extrait K, extrait Lbis, extrait D1, avis de situation… Quelles différences ?
L’extrait K
L’extrait Kbis est la carte d’identité d’une entreprise, un document qui prouve son existence juridique. L’extrait Kbis est le document délivré pour les personnes morales (les sociétés commerciales), alors que l’extrait K est délivré pour les personnes physiques (les micro-entrepreneurs).
Il est délivré uniquement aux entreprises qui exercent une activité commerciale, celles qui sont enregistrées au RCS : les entreprises individuelles, les EIRLs, les microentreprises, etc. Il ne concerne donc ni les artisans ni les professions libérales.
L’extrait Lbis
L’extrait Lbis, quant à lui, est délivré pour les établissements secondaires des entreprises. Lorsque vous créez une société, vous recevez le Kbis pour votre établissement principal. Si vous ouvrez ensuite des établissements secondaires, vous recevrez autant d’extraits Lbis que vous possédez d’établissements.
L’extrait D1 : l’extrait Kbis de la chambre des métiers
Les entreprises individuelles qui exercent une activité libérale ou artisanale ne sont pas inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés. Leur enregistrement se fait auprès de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat.
La différence entre l’extrait Kbis et l’extrait D1 est simple : l’extrait Kbis est le document remis aux entreprises enregistrées au RCS – et l’extrait D1 est le document remis aux entreprises enregistrées à la CMA.
Ces deux documents possèdent la même valeur et attestent tous deux de l’existence juridique d’une société. D’ailleurs, il n’est pas rare que l’extrait D1 soit désigné comme “l’extrait Kbis de la Chambre des Métiers”.
L’avis de situation
L’avis de situation SIRENE (Système informatique pour le répertoire des entreprises et des établissements) est une fiche de renseignements sur une entreprise, qui ne dispose pas de valeur légale. Il est délivré par l’INSEE, l’Institut national de la statistique et des études économiques – c’est un document officiel, mais sa valeur est uniquement informative.
L’avis de situation et l’extrait Kbis attestent tous deux de l’existence d’une entreprise.
L’avis de situation est un document que vous pouvez obtenir à titre gratuit, par toute personne qui en fait la demande. Vous pouvez vous procurer les avis de situation de vos concurrents par exemple. Cela peut être utile dans la réalisation d’une étude de marché – ou pour la mise en place d’une stratégie commerciale.
L’extrait Kbis, quant à lui, est un acte authentique qui est essentiel pour réaliser certaines démarches administratives relatives à la création ou au développement d’une société.